كيف تختار شركة حوكمة لتنظيم حوكمة الشركات وقرارات الشركاء؟

يمكنك اختيار شركة حوكمة مناسبة لك لتنظيم حوكمة شركتك وقرارات الشركاء من خلال الاستناد لمبادئ ومعايير واضحة منها الاستقلالية وعدم وجود تضارب مصالح بين الشركة والشركة التي ستقدم خدمات الحوكمة، كما يجب أن تمتلك الشركة خبرة عميقة في تنظيم وهيكلة نظام حوكمة مخصص لشركتك يناسب طبيعة نشاطها وحجم العمل والابتعاد عن القوالب العامة للحوكمة.

نقدم في شركة عاصم الخطيب للمحاماة والاستشارات القانونية خدمة حوكمة الشركات وأمانة سر المجلس ونساعد من خلالها الشركات على تنظيم الحوكمة بآلية تناسب أعمال وبنية الشركة.

شركة الحوكمة المناسبة هي الجهة التي تساعد المنشأة على بناء إطار واضح لحوكمة الشركات، تنظيم قرارات الشركاء، إدارة اجتماعات مجلس الإدارة، وتوثيق الصلاحيات والمسؤوليات بما يقلل تضارب المصالح والمخاطر القانونية. ويجب اختيار شركة حوكمة لديها خبرة في الأنظمة التجارية، قرارات الشركاء، أمانة سر مجلس الإدارة، وصياغة اللوائح الداخلية بما يناسب حجم المنشأة وطبيعة نشاطها.

ما المقصود بشركة حوكمة تقدم خدمة حوكمة الشركات؟

المقصود بشركة حوكمة أنها مكتب أو شركة تقدم خدمة تنظيم الحوكمة من خلال بناء إطار وهيكل الحوكمة بشكل متكامل لوضع معايير تنظم العلاقة بين الشركاء ومجلس الإدارة والمساهمين وتوزع الأدوار بينهم والمسؤوليات وتحدد آلية صنع القرار بطريقة تجنب تضارب المصالح وحدوث خلافات وللحد من المخاطر المالية والقانونية وما ينجم عنها من أضرار من خلال وضع خطط للتعامل معها بشكل استباقي.

تعمل شركة حوكمة على البحث عن أي ثغرة قانونية في آلية عمل الشركة والنظام الداخلي فيها لضمان تحقيق الامتثال القانوني للأنظمة واللوائح والتأكد من عدم مخالفتها للقوانين والتشريعات السارية.

معايير اختيار شركة حوكمة مناسبة للمنشأة

لا يعتمد اختيار شركة حوكمة مناسبة على اسم الجهة فقط، بل على قدرتها على فهم طبيعة المنشأة وهيكل الشركاء وآلية اتخاذ القرار داخلها. فحوكمة الشركات تختلف من منشأة إلى أخرى بحسب حجم النشاط، عدد الشركاء، وجود مجلس إدارة، طبيعة الصلاحيات، وحجم المخاطر القانونية أو التشغيلية المرتبطة بالقرارات الداخلية.

عند اختيار شركة حوكمة، يجب مراجعة عدة معايير أساسية، من أهمها:

- الخبرة في تنظيم حوكمة الشركات وقرارات الشركاء.[

- القدرة على إعداد أو مراجعة لائحة حوكمة الشركات بما يناسب طبيعة المنشأة.

- فهم العلاقة بين الشركاء ومجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.

- تنظيم أدوار أمانة سر مجلس الإدارة ومحاضر الاجتماعات والتوثيق.

- تقليل تضارب المصالح وتوضيح الصلاحيات والمسؤوليات.

- ربط الحوكمة بالامتثال النظامي وتقليل المخاطر القانونية.

- تقديم إطار عملي قابل للتطبيق، وليس مجرد لائحة عامة أو نموذج جاهز.

اختيار شركة حوكمة بهذه المعايير يساعد المنشأة على بناء نظام داخلي أوضح، ويقلل من احتمالات النزاع بين الشركاء أو سوء توثيق القرارات أو تضارب الصلاحيات داخل الشركة.

ما الذي يجب مراجعته قبل اختيار شركة الحوكمة؟

قبل التعاقد مع شركة حوكمة، من الأفضل مراجعة خبرتها في التعامل مع منشآت مشابهة، وطريقة تحليلها لوضع الشركة الحالي، ومدى قدرتها على تحويل متطلبات الحوكمة إلى إجراءات عملية تشمل اللوائح، محاضر الاجتماعات، قرارات الشركاء، آلية التفويض، وتوثيق المسؤوليات.

متى تحتاج المنشأة إلى مراجعة حوكمة الشركات؟

تحتاج المنشأة إلى مراجعة حوكمة الشركات من قبل شركة حوكمة في حال نمو الشركة وزيادة حجم العمل فينتج عن ذلك زيادة في تعقيدات العمل وتوسع الأسواق التي تعمل بها وكثرة عدد الموظفين مما يؤدي إلى تعدد المسؤوليات ووجود قرارات يجب أن يتم اتخاذها وفق صلاحيات يحددها نظام الحوكمة.

وتحتاج الشركة لمراجعة حوكمة الشركات في حال أي تغير مالي يطرأ مثلاً حدوث توسع مالي وزيادة رأس مال الشركة أو في حالة التعثر المالي والاقتراب من الإفلاس أو الإعسار, كما تشمل حوكمة الشركات توثيق كافة محاضر الاجتماعات التي تحصل بين الشركاء ونتاج اجتماعات مجلس الإدارة وكافة الاتفاقيات وتقييمات مستمرة ودورية لأعمال مجلس الإدارة بالإضافة إلى مراجعة ومراقبة مستمرة لهيكل النظام الداخلي للشركة ولتحقيق الامتثال القانوني ومواكبة التطورات القانونية المتغيرة باستمرار.

دور الحوكمة في تقليل نزاعات الشركاء

تساهم الحوكمة في التقليل من نزاعات الشركاء من خلال تحدد صلاحيات كل شريك وتوثيق قرارات الشركاء ومحاضر اجتماعاتهم واجتماعات مجلس الإدارة ضمن نظام حوكمة يوضح التزامات ومسؤوليات كل طرف بشكل دقيق. كما يأتي دور الحوكمة في معالجة النزاعات الداخلية سواء بين الشركاء أنفسهم أو بين مجلس الإدارة والشركاء من خلال تنظيم آلية تمنع من التفرد بصلاحيات وقرارات الشركة مثل تعديل عقد التأسيس أو منع بيع الأصول والأسهم لشخص معين وتحديد عدد الأسهم التي يمكن أن يمتلكها شريك بالإضافة لتسجيل وتوثيق محاضر الاجتماعات وتسهيل الوصول إليهم من قبل الشركاء عند الحاجة تساهم الحكومة عن طريق ما سبق في تقليل فرص تضارب المصالح  وحدوث خلافات بين الشركاء تؤثر في مصالح الشركة.

ما علاقة لائحة حوكمة الشركات بالمنشآت؟

ترتبط لائحة حوكمة الشركات بالمنشآت ارتباط وثيق وعميق حيث تحدد الحوكمة آلية العمل والتنظيم داخل المنشآت من خلال توزيع الصلاحيات والمسؤوليات وتنظيم العلاقات بين الأطراف من مجلس إدارة أو مساهمين،

تعمل لائحة الحوكمة على بناء الثقة وتعزيز الشفافية داخل المنشآت لأنها تضع إطار قانوني يحمي حقوق المساهمين والمستثمرين مما يعزز فرص زيادة الاستثمار وزيادة في رأس المال ونمو الاعمال، كما أن كل منشأة تختلف عن الأخرى بالحجم وطبيعة النشاط وعدد الشركاء وهيكلها وباقي التعقيدات لذلك لا يمكن استخدام لائحة واحدة إنما تحتاج كل منشأة لإطار تنظيمي ولائحة حوكمة خاص بها يعكس أسلوب ونظام العمل بطريقة تختلف عن بقية لوائح الحوكمة.

أمانة سر مجلس الإدارة وتنظيم الاجتماعات

تساهم أمانة سر مجلس الإدارة في بضمان حسن سير الإدارة وتنظيم الاجتماعات من خلال إعداد جداول الأعمال وتزويد الأطراف بها وبتفاصيل كل اجتماع بشكل واضح في الموعد المحدد وتحديد المواضيع التي سيتم مناقشتها وتجهيز الأوراق والمستندات المطلوبة قبل موعد الاجتماع.

يأتي دور أمين سر مجلس الإدارة أثناء الاجتماع بصياغة محاضر الاجتماعات وتدوينها بدقة وتسجيل الحضور وتوثيق أصوات الأعضاء وآرائهم من قبول أو اعتراض مع ذكر الأسباب وذلك لإثبات صحة القرارات المتخذة في حال حدوث نزاع بشأنها في المستقبل، وبعد الاجتماع تحفظ أمانة السر  هذه المحاضر بشكل قانوني وموثق بعد التدقيق ويتم إتاحتها بشكل منظم للوصول لها بسهولة والاطلاع عليها، ومن ثم متابعة تنفيذ القرارات وتسجيل ما يتم تنفيذه منها والتأكد من حماية سرية البيانات ومنع استخدامها لدوافع شخصية تضر بعمل الشركة.

أخطاء شائعة في الحوكمة تسبب مشكلات قانونية

تؤدي بعض التصرفات والممارسات الخاطئة في إطار عمل الحوكمة إلى مشاكل قانونية تؤثر في سير عمل الشركة إليكم أهم الأخطاء الشائعة في الحوكمة:

غياب محاضر الاجتماعات حيث تعتبر مرجع رسمي ودليل لإثبات انعقاد الاجتماعات وتوثيق القرارات التي اتخذت خلال هذه الاجتماعات.

اتخاذ قرارات هامة وأساسية مثل تعديل اللوائح والصفقات الكبرى دون توثيق هذه القرارات بشكل قانوني والإفصاح عنها مما يعرضها للبطلان في المستقبل.

تداخل الصلاحيات بسبب عدم تنظيم المسؤوليات وطرق المسائلة مثلا في حال الجمع بين منصب رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي دون مبرر أو ضوابط .

عدم وضوح آلية التصويت وإجراءاتها بسبب عدم وضع قواعد للتصويت أو وجود قواعد مبهمة.

عدم متابعة تنفيذ القرارات والاكتفاء بإصدار  توجيهات دون إكمال التنفيذ,

ما المستندات المطلوبة لمراجعة الحوكمة؟

لتنفيذ عملية مراجعة الحوكمة بدقة يجب فحص مجموعة من المستندات والوثائق التي تحدد القواعد الأساسية للمنشأة، وهي:

عقد التأسيس والنظام الأساسي لتحديد القواعد الحاكمة  للمنشأة وهيكلها وتوزيع الصلاحيات وكيفية اتخاذ القرارات.

كل قرارات الشركاء والمساهمين المتخذة في الاجتماعات مثل التصويت على تعديل رأس المال أو توزيع الأرباح أو التصويت على الصفقات.

محاضر الاجتماعات لأنها تعتبر سجل قانوني موثق لما تم مناقشته في الاجتماعات وتسجيل الأصوات واحتسابها ونتائج التصويت.

محاضر مجلس الإدارة التي توثق اجتماعات مجلس الإدارة وذلك لمعرفة مدى التزامهم بواجباتهم ومسؤولياتهم.

اللوائح الداخلية وما تحدده من توزيع الصلاحيات والسلطات والمسؤوليات.

السياسات واللوائح المعتمدة مثل سياسة الإفصاح والشفافية وسياسة إدارة المخاطر والرقابة الداخلية.

كيف تبدأ المنشأة في تحسين الحوكمة؟

تبدأ المنشأة في تحسين الحوكمة من خلال تقييم شامل ومراجعة وضعها الحالي وهيكلها التنظيمي لمعرفة مدى ملائمته للمنشأة وتحديد نقاط الضعف والقوة، ومن ثم صياغة لوائح حوكمة تحدد الصلاحيات بوضوح ووجود سياسات تنظيمية مكتوبة مثل سياسة الإفصاح والشفافية وسياسة التعامل مع الأطراف ذات العلاقة وتضارب المصالح  وميثاق السلوك المهني والأخلاقيات، بالإضافة إلى التقييم الدوري والمستمر لمجلس الإدارة. بناء على نتائج المراجعة التشخيصية يمكن وضع مسار عملي وخطة عمل تتناسب مع حجم المنشأة وإمكانياتها.

نقدم في شركة عاصم الخطيب للمحاماة خدمة حوكمة الشركات وأمانة سر مجلس الإدارة لمساعدة المنشآت على مراجعة وصياغة نظام حوكمة ووضع إطار تنظيمي يتلائم مع هيكلها وطبيعة أعمالها.